Basicamente, o mal gerenciamento dos ativos pode acarretar em diversos problemas para a empresa, tais como:
- Grandes perdas financeiras;
- Riscos à segurança (pessoal, privada, da informação, etc);
- Danos à reputação da organização;
O objetivo desse artigo é justamente apresentar dicas relevantes para que você possa reduzir custos de maneira considerável com a gestão de ativos feita de forma correta.
1- Base de dados dos ativos
Uma base de dados bem estruturada de todos os seus ativos, com seus respectivos dados técnicos e os registros de serviços realizados, é de vital importância para o entendimento e a análise de como eles estão operando em suas instalações.
Ou seja, essa base oferece subsídios através de indicadores (KPIs), relatórios e informações técnicas para entender qual ativo possui os maiores problemas crônicos (quebras constantes e maior tempo de downtimes) e quais necessitam de uma intervenção para evitar maiores custos de manutenção e operação em um determinado período de tempo.
Assim, os dados e informações são acessadas de forma rápida e confiável
2- Elaborar uma Matriz de Criticidade para os ativos
Na gestão do ativos, é importante entender que realizar serviços de forma igual em todos os seus ativos pode levar a duas consequências bem distintas.
Se a sua organização investir pouco nos seus serviços, poderá gerar muitas paradas (períodos de downtime) e muito tempo não produtivo, devido às constantes quebras, o que aumenta o seu custo operacional e de manutenção. Contudo, se houver muito investimento, poderá acarretar em um custo maior e desnecessário em ativos que não necessitam de todos os recursos, como, por exemplo, o uso de técnicas preditivas por termografia e análise de vibração.
A solução seria a Matriz de Criticidade, que consiste em perguntas-chave relacionadas à produção, qualidade, manutenção, segurança e meio ambiente. Nessa matriz, cada resposta tem uma nota. Após respondida, soma-se a nota referente a cada resposta. A partir disso, determina-se a estratégia de manutenção mais adequada ao equipamento, conforme o exemplo abaixo:
Exemplo de Matriz de Criticidade
Adotando a estratégia correta de manutenção do seu ativo, baseada em uma Matriz de Criticidade, a sua organização evitará custos com a execução de técnicas desnecessárias.
3. Planejamento e programação de serviços
O planejamento e a programação da manutenção são vitais para a redução de custos. Eles determinam, periodicamente, uma intervenção/parada programada em seus ativos.
Quando bem realizados, o planejamento e a programação reduzem a necessidade de se manter uma grande quantidade de peças sobressalentes em seu estoque e de se ter horas-extras para serviços não planejados. Além disso, eles também reduzem o número de quebras e, consequentemente, o total de horas paradas dos equipamentos, diminuindo a perda na cadeia produtiva.
4. Gestão de materiais/estoque
Muitas vezes, uma atividade de negócio se depara com as seguintes situações:
- A máquina quebrou e não tem peça sobressalente no estoque;
- A manutenção preventiva estava programada e o material do estoque não foi disponibilizado na data e hora necessárias;
- Sobressalentes de alto valor financeiro estavam estocados desnecessariamente;
- Não tinha a peça para consertar a máquina e foi necessário comprar correndo, sem fazer mais de uma cotação e pagando um alto valor de frete;
Para evitar esse tipo de situação e reduzir custos de gestão de ativos, é importante estruturar uma excelente gestão de estoque do seu inventário de MRO (Manutenção, Reparo e Manutenção). Dessa forma, é possível mantê-lo em equilíbrio, tanto no aspecto de possuir os materiais quando necessários, como também no de não possuir um alto volume de estoque desnecessário.
Igualmente, é importante seguir uma classificação ABC para os seus materiais e ter um bom sistema de movimentação e armazenagem, evitando perdas e danos.
Também é interessante adquirir materiais sobressalentes e consumíveis de boa qualidade e de fornecedores certificados e conhecidos do mercado. Essa é uma boa forma de redução de custo na aquisição e manutenção de estoques.
5 – Investir em ferramentas de qualidade, processo e gestão
Para uma melhor operação e manutenção dos seus ativos e, consequentemente, uma qualidade de alto padrão nos produtos gerados, é necessário investir em ferramentas de qualidade e gestão. Alguns exemplos dessas ferramentas são:
- MASP (Método de Análise e Solução de Problemas);
- RCM (Manutenção Centrada em Confiabilidade);
- LCM (Lean Centered Maintenance);
- TPM;
- 5S;
Outra forma de investir em qualidade e prevenir que falhas ocorram é utilizando um método denominado Failure mode. Ele também é conhecido como effects and criticality analysis, ou FMECA, que, em português, significa “Análise do modo de falha, efeitos e criticidade”.
Essa metodologia surgiu no exército americano. Hoje, no entanto, pode ser aplicada em qualquer projeto ou processo, inclusive na gestão de ativos, onde ela atua identificando suas falhas, efeitos e consequências.
O método FMECA pressupõe que cada falha pode ter diversas consequências, e cada uma delas apresenta um nível de risco, seja ele financeiro, ergonômico ou de segurança. Uma vez que esses riscos são identificados, eles devem ser caracterizados como inaceitáveis, que têm grande probabilidade de acontecer com uma grave consequência, ou aceitáveis, com pequenas probabilidades e consequências toleráveis.
O método FMECA pode ser muito eficaz na gestão de ativos.
Como transformar um risco grande inaceitável em um pequeno aceitável?
Existem duas soluções comuns: reduzir as consequências ou reduzir as chances de ocorrerem falhas. Essas reduções são feitas através da análise do problema e da identificação das medidas que poderão ser tomadas para que isso aconteça.
Contudo, um problema que pode acontecer na aplicação desse método é o custo da prevenção ser maior que o custo da falha e suas consequências. Nesse caso, pode-se usar a estratégia de falha funcional, que visa a manutenção do ativo. Caso isso não seja possível, pode-se tentar fazer o retorno sobre investimento, que é uma solução rentável. Por exemplo: substituir o ativo em questão ou vender suas peças ou partes aproveitáveis.
Nessa cadeia também é importante investir em uma boa ferramenta informatizada de gestão. Com os dados técnicos e de serviços realizados, podemos traçar a melhor estratégia para o seu ativo.
O sistema Maximo da IBM oferece as melhores práticas informatizadas para gestão do seu ativo, podendo alcançar os seguintes benefícios:
Conclusão
Primeiramente, vimos que é necessária uma organização dos ativos para que os custos da empresa sejam feitos de forma controlada. Para isso, é preciso ter uma boa base de dados dos seus ativos, utilizando um software de qualidade que permita o armazenamento confiável dos dados e também o seu acesso rápido.
Depois, vimos alguns dos fatores que te ajudam a reduzir os custos da sua gestão de ativos:
- Ter uma base de dados dos ativos;
- A estruturação de uma Matriz de Criticidade;
- O planejamento e programação de serviços;
- Uma gestão de materiais/estoque eficiente (é necessário que seja feito um investimento em produtos bons e duradouros);
- Investir em ferramentas de qualidade, processo e gestão (o método FMECA, por exemplo, pode ser intressante para a sua empresa)
Com a organização correta e com ativos de qualidade, a empresa tem mais tranquilidade para evitar cortes precipitados de orçamento.
E, por último, se necessário, é preciso buscar ajuda. Uma empresa especializada pode ser uma solução rápida e prática para seu problema. Ela, com certeza, pode te ajudar a reduzir custos com uma boa gestão de ativos.
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