Fluxo de trabalho, ou workflow, é um sistema organizado de atividades e processos realizados dentro de uma empresa – agindo como uma sequência organizada de tarefas. O sistema contempla os processos desde a parte administrativa até a parte de produção e pós-venda, seguindo sempre um padrão que possa ser altamente repetível, automatizável e sequencial.
O fluxo de trabalho contém todos os caminhos responsáveis por integrar todos os setores ou colaboradores da equipe, sempre em busca de um objetivo comum dentro do negócio. Por isso, é essencial para a organização de qualquer empresa ter um fluxo de trabalho bem definido.
O que não é um fluxo de trabalho
Para realmente entender o que é um fluxo de trabalho é fundamental saber o que não é um fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho se baseia na premissa de que as tarefas e passos são sequenciais, ou seja, eles devem ter uma conexão entre si, buscando sempre atingir o objetivo principal. Por isso, uma lista de tarefas sem qualquer conexão uma com a outra definitivamente não é um workflow.
Como o fluxo de trabalho funciona
Com o fluxo de trabalho, o gestor deve conseguir visualizar todo o quadro de atividades necessárias para o objetivo final do time. Por isso, o workflow deve incluir todas as atividades, inclusive as menores e com menos responsabilidades, envolvidas. Todas essas tarefas são distribuídas pelo time de acordo com as características de cada membro, de forma a realizá-las do melhor modo possível.
O fluxo é composto, basicamente, por 3 componentes:
- Entradas: todos os recursos utilizados no processo, por exemplo, o pessoal, o maquinário e outros materiais.
- Transformações: basicamente, diz respeito aos processos realizados para transformar as entradas em saídas.
- Saídas: o resultado obtido, podendo ser seu produto final ou mesmo algum serviço realizado.
Além disso, o workflow também pode ser dividido em 3 tipos:
- Fluxo de trabalho de processos: nessa modalidade, o fluxo é composto por tarefas previsíveis e repetitivas. Todo o processo é conhecido, sendo também conhecidos todos os componentes (entradas, transformações e saídas).
- Fluxo de trabalho de casos: nesse modo, nem todos os componentes do fluxo são conhecidos. Por exemplo, é possível que o time não saiba exatamente quais serão as entradas, logo, não se tem uma confirmação exata do que será desenvolvido. Um exemplo perfeito são os times de atendimento ao consumidor. Nesses casos, nunca se sabe quais serão as necessidades e as demandas dos clientes.
- Fluxo de trabalho de projetos: projetos são parte de qualquer organização e sua organização é essencial para cumprir com prazos e resultados. Por isso, a confecção de um workflow é muito importante. Com ele, é possível visualizar todos os passos e ações necessárias para a realização de um projeto específico – a criação de um novo site, por exemplo.
Por fim, podemos organizar o workflow em diagramas. Nesse formato, ele conta com a ajuda de cores e símbolos que facilitam sua compreensão – ele pode ser bem grande dependendo do tamanho da sua organização e da complexidade das suas operações.
Além disso, é essencial fazer a documentação do seu fluxo de trabalho. Seus processos devem sempre estar devidamente registrados para que seu aprendizado seja mais ágil e prático. A consulta à uma boa documentação evita que seus funcionários percam tempo repetindo erros desnecessários. Entretanto, se sua documentação se torna demasiadamente burocrática, também há perdas de produtividade na equipe, que gasta momentos preciosos tentando entender suas atividades.
Os benefícios de implementar um bom fluxo de trabalho
Identificar ineficiências
Com a criação do fluxo de trabalho, o gestor pode visualizar com maior facilidade todos os caminhos de processos dentro da organização. Assim, ele pode identificar com maior atenção quaisquer redundâncias, “furos” ou mesmo gastos desnecessários dentro do seu workflow.
Redução de custos
Normalmente, com a aplicação do workflow, os processos da empresa se tornam mais eficientes e são realizados mais rapidamente. Dessa maneira, o gestor consegue realizar mais trabalho com uma menor quantidade de recursos.
Identificar oportunidades de automatização
Com o uso do fluxo de trabalho, é possível identificar atividades que demandam muito tempo dos funcionários. Logo, com seu uso, é possível identificar elementos que podem ser automatizados, economizando tempo e mão de obra.
Aumentar a transparência
A visualização clara dos fluxos de trabalho permite que o time de fato entenda o que está sendo desenvolvido, identificando até mesmo as menores tarefas. Esse conhecimento é responsável por trazer maior segurança, sensação de pertencimento e de importância e satisfação aos colaboradores.
Eliminar o microgerenciamento
O microgerenciamento é um dos maiores culpados pela insatisfação do time e pela perda de tempo do gestor. Com o workflow, cada membro sabe exatamente seu papel dentro do negócio, tendo espaço para se desenvolver e demonstrar seus talentos. Além disso, o gestor tem a oportunidade de investir seu tempo em demandas mais críticas e estratégicas.
Melhorar os pontos positivos
A partir do fluxo de trabalho, as tarefas podem ser designadas para os membros de acordo com suas habilidades e competências. Dessa maneira, o trabalho será realizado pela melhor pessoa possível no momento, garantindo sua maior eficiência e qualidade. Com essa facilidade de visualização, o gestor pode delegar com confiança e assertividade, de forma mais rápida e holística.
Aumentar a eficiência dos processos
A visualização completa que o fluxo de trabalho proporciona também permite que o gestor consiga priorizar os processos assertivamente. É possível perceber com antecedência problemas que podem acontecer e resolvê-los com a visualização completa da sua linha de atuação.
Fluxo de trabalho x BPM (Business Process Management)
Fluxo de trabalho e BPM são metodologias muito parecidas em certos pontos, podendo, muitas vezes, serem confundidas entre si. No entanto, essas ferramentas possuem objetivos diferentes, logo, diferenças importantes.
O BPM é um conjunto de práticas em que é feito um mapeamento dos processos da empresa, buscando encontrar problemas e oportunidades de melhorias. O conjunto se beneficia muito do uso de tecnologias, juntamente com a gestão empresarial, para obter informações importantes dentro dos seus processos. Com ele, é possível ter uma ampla visão dos processos da empresa e uma maior flexibilidade no seu gerenciamento.
Já o fluxo de trabalho, como vimos, tem a intenção de criar uma linha de etapas em que cada membro saiba exatamente onde, como e quando atuar. Seu mapeamento é amplo, mas não é tão aprofundado quanto no caso do BPM, pois seu maior objetivo é criar uma trilha para ser seguida, dando a certeza de que cada etapa de um processo será realizada no tempo correto e da maneira desejada.
Por isso, antes de escolher qualquer um dos dois conjuntos para a sua organização, primeiro, é necessário raciocinar sobre os principais objetivos que seu negócio quer alcançar com a escolha. Além disso, é importante salientar que eles podem ser utilizados em conjunto, uma vez que o BPM pode ser utilizado para mapear um processo que será executado em um workflow, por exemplo.
Os principais desafios do fluxo de trabalho durante a pandemia
Com a pandemia causada pelo novo coronavírus, muitos gestores se viram diante de uma problemática que cresce cada vez mais: como gerir um time em home office ou em regime híbrido?
As consequências da pandemia nos fizeram mudar total e abruptamente toda a nossa forma de viver e trabalhar. Os processos tiveram que ser totalmente modificados e os fluxos de trabalho seguiram pelo mesmo caminho.
Uma das áreas mais afetadas pela pandemia foi o setor da saúde. Os hospitais se viram obrigados a se adequar em uma velocidade inimaginável a um fluxo de pacientes infectados e outro de não infectados. Grupos de risco tiveram que ser dispensados, enquanto o número restante teve que atuar na linha de frente do combate à pandemia. Todo esse processo trouxe muitas dúvidas e dificuldades ao trabalho do gestor, que foi obrigado a alterar todo o fluxo de trabalho e educar o seu time a respeito em um curto prazo.
Já a indústria se viu em uma situação também muito complicada: a necessidade de produzir e conciliar as demandas da pandemia. Muitos funcionários acabaram sendo mandados embora, outros foram encaminhados para o regime de home office e ainda houve aqueles que tiveram que continuar presencialmente em muitos momentos. As dificuldades econômicas também foram estrondosas, uma vez que a população se viu obrigada a permanecer em casa.
Para lidar com todo esse contexto, os gestores de negócios dos mais variados tipos tiveram que encarar esses principais desafios:
Fluxo de trabalho mais flexível
Os fluxos de trabalho tiveram que ser flexibilizados para atender às demandas da pandemia. As operações antes realizadas totalmente dentro da empresa tiveram que ser flexibilizadas para o regime de home office. Além disso, algumas tarefas se tornaram quase impossíveis ou mesmo desnecessárias, sendo retiradas do fluxo de trabalho do time.
Pensar em ambientes com um design flexível
Quando pensamos em negócios da área da saúde e da indústria, por exemplo, pensamos em áreas que necessitam de trabalho presencial. Por isso, é fundamental que os espaços sejam otimizados para comportar os funcionários de modo que eles possam realizar seu trabalho com segurança microbiológica.
Burnout
Com o trabalho sendo realizado majoritariamente de casa, todos os funcionários passaram a ter maior risco de desenvolver a Síndrome de Burnout. A confusão entre os momentos de trabalho e os momentos de descanso podem trazer ainda mais estresse e perda de desempenho do time. Por isso, é papel do gestor organizar o workflow e gerir seu time de forma a minimizar esses riscos.
Comunicação e engajamento
Engajar e comunicar com um time presencialmente já é desafiador, mas, quando falamos em pessoas espalhadas, muitas vezes, pelo mundo, se conectando apenas de forma online, o desafio é ainda maior. Um dos grandes desafios do gestor é conseguir comunicar e educar efetivamente seu time em relação às mudanças do fluxo de trabalho. Também se torna ainda mais difícil engajar seus colaboradores, uma vez que a própria situação da pandemia pode trazer maiores dificuldades psicológicas e de comunicação.
Como criar um fluxo de trabalho
Começar a criar um fluxo de trabalho pode parecer complicado, mas é um processo fundamental e que pode aumentar muito a eficiência do seu time. Por isso, separe um tempo para sua criação e faça com atenção e ajuda.
Separamos 3 passos básicos para criar seu fluxo de trabalho:
Identificação
Neste primeiro passo, o gestor deve escolher o caso, processo ou projeto a ser estruturado – vamos supor que ele tenha escolhido um processo. Ele deve, em seguida, identificar todos os passos e tarefas que envolvem e contribuem para a realização desse processo – é importante incluir até mesmo as tarefas menores e de menos responsabilidade.
Para esse passo, é importante contar com a colaboração de pessoas que conheçam o processo e os passos que o envolvem. É fundamental não deixar passar nada, evitando “furos” no seu fluxo de trabalho.
Estruturação e documentação
Neste momento, o gestor deve documentar, mapear e estruturar seu workflow, para que ele possa ser discutido e melhorado posteriormente. Lembre-se de colocar todas as informações necessárias para o processo e de sempre utilizar feedbacks para melhorá-lo.
Diagramação e implementação
Na última etapa, o fluxo de trabalho deve ser organizado e o gestor deve criar sua “versão final” – ela pode ser manual ou digital. Ferramentas como o diagrama de fluxo de trabalho são essenciais para que o processo e cada uma de suas tarefas possam ser entendidos e consultados com praticidade pelo próprio gestor ou pelos colaboradores.
Por fim, teste seu fluxo com uma parte do time para ter insights e feedbacks sobre seu desempenho – essa é uma das partes mais importantes e que permite que seu workflow esteja sempre atualizado e em conformidade com as demandas do negócio.
Gostou desse conteúdo? Acompanhe nosso blog para ter acesso a outros textos ricos e interessantes.