Workforce management, também conhecido como gestão de força de trabalho, é um conjunto de sistemas e ferramentas cujo objetivo principal é gerenciar a produtividade e a eficiência da sua equipe.
Esse gerenciamento acontece, de maneira geral, criando uma visão geral das operações, possibilitando ao gestor prever e considerar diversos fatores e especificidades dessas operações, por exemplo suas demandas, sua sazonalidade e seus indicadores de performance, assim como os de cada colaborador.
Como o workforce management funciona
O workforce management se baseia no planejamento de quais recursos e requisitos são necessários para o cumprimento de cada operação com toda a segurança e qualidade necessárias. A partir desse planejamento, as empresas usam as ferramentas de workforce management para determinar previsões baseadas nos mais diversos fatores e programar a quantidade de recursos e operadores necessários nessas situações. Dessa forma, seu fluxo de trabalho estará sempre sendo manejado da melhor maneira, sem desperdícios e sem perda de qualidade.
A importância de gerenciar sua força de trabalho
Investir em um bom gerenciamento da sua força de trabalho pode trazer diversos impactos para a sua organização. Separamos aqui alguns dos principais benefícios do workforce management.
Controle de horas
O sistema de workforce management permite controlar de forma acurada as horas trabalhadas de cada colaborador. Esse controle inclui as horas em serviço, as horas extras e o tempo de ociosidade. A partir dessas informações, é possível gerar relatórios completos e gerenciar melhor a distribuição das tarefas.
Com esse controle, também é possível perceber trabalhos que podem ser mais bem distribuídos, evitando que alguns colaboradores fiquem sobrecarregados, enquanto outros estão com muito tempo de ociosidade.
Além disso, também é possível fazer o controle de trabalho de prestadores de serviços pontuais, facilitando o pagamento e a gestão dessa força de trabalho.
Criação de cenários atípicos
Com as ferramentas de workforce management, é possível se programar para vários tipos de cenários atípicos pelos quais sua organização pode vivenciar. Como gerenciar os serviços se parte da operação estiver indisponível? Como proceder se houver instabilidades nos serviços? E se o quadro de funcionários for reduzido? Essas são algumas das questões que mais podem trazer prejuízos e instabilidades na qualidade do seu serviço. Por isso, se preparar para elas é essencial para o bom desenvolvimento da sua empresa.
Com o gerenciamento da força de trabalho, o gestor pode se preparar para esses e muitos outros cenários, garantindo a estabilidade e a qualidade da sua operação.
Acompanhamento da performance dos operadores
Cada operação dentro da produção requer etapas e recursos diferentes. Dessa forma, os colaboradores de cada área serão responsáveis por tarefas bem diferentes. Acompanhar a performance dos seus operadores é essencial, mas fazer esse acompanhamento de forma generalista pode ser até prejudicial para a empresa. Dessa forma, o acompanhamento individualizado se mostra fundamental para o melhor entendimento da eficiência de cada etapa no processo produtivo de todos os setores.
Com as ferramentas de workforce management, o gestor consegue obter relatórios de performance dos operadores que realmente levam em consideração todas as particularidades que envolvem cada trabalho o qual ele desenvolve. Dessa maneira, o gestor passa a ter uma visão abrangente e verídica de cada um.
Redução de custos
O gerenciamento correto da sua força de trabalho traz também como benefício a redução de custos. Isso acontece porque, com o gerenciamento, o gestor consegue alocar a quantidade certa de recursos, sejam materiais ou mão de obra, para cada operação. Assim, haverá menor desperdício e também haverá menos instabilidade por conta de recursos insuficientes para designada tarefa.
Previsão de necessidades futuras
O workforce management permite que o gestor tenha uma visão muito ampla de suas operações. Assim, é possível prever suas necessidades futuras. Um exemplo, é entender quais habilidades e características serão necessárias no seu staff no futuro. Logo, haverá maior tempo hábil para a contratação de pessoas que contem com as características desejadas.
Como gerenciar sua força de trabalho com máxima eficiência
Saiba como gerenciar de maneira diferenciada sua força de trabalho:
Utilize a tecnologia a seu favor
Tentar gerenciar tantos colaboradores, em diversas funções, sendo cada um com um tipos diferentes de indicadores de performance pode ser muito complicado. Certamente, não é algo que se faça em simples planilhas. Por isso, invista em tecnologias que facilitem o processo. Sistemas de workforce management, por exemplo, são soluções completas e práticas, que te ajudam a ter uma visão ampla e confiável dos processos e da sua força de trabalho.
Engaje seus colaboradores
Com a visão ampla da performance do seu time, é possível recompensá-los e engajá-los mais eficazmente. Dessa forma, utilize os relatórios para premiá-los com folgas adicionais, treinamentos extras e outras recompensas criativas. Assim, sua equipe estará cada vez mais satisfeita e motivada a conseguir melhores resultados.
Planejamento é tudo
Planeje tudo o que for importante. Ter relatórios e dados acurados não servirá para nada se não forem utilizados adequadamente. Dessa forma, utilize suas ferramentas para antever situações e planejar soluções adequadas a todas elas.
Principais desafios do workforce management
O workforce management é muito útil e importante para as empresas. Contudo, sua aplicação ainda envolve alguns desafios.
Resistência a mudanças
Aplicar um sistema que irá mapear e acompanhar a produtividade pode ser incômodo à primeira vista para a sua equipe. Assim, alguns times podem se mostrar bem resistentes ao processo. Por isso, engaje seus colaboradores e mostre os benefícios que envolvem a gestão da força de trabalho. Dessa forma, todos entenderão a importância de aplicar e colaborar com o sistema.
Entender o tempo de implementação
Toda mudança leva tempo. Apressar processos pode comprometer a eficácia do sistema. Por isso, aceite o tempo necessário para aplicar a ideia, engajar seu time, gerenciar e colher os resultados.
Integrar com outros sistemas
Os sistemas de workforce management atuam de forma automática. Para isso, eles precisam estar integrados com os outros sistemas da sua empresa, coletando todas as informações necessárias. Por isso, informe-se com o seu provedor de sistema de workforce management sobre como integrar e quais as possíveis limitações que o sistema contratado pode ter. Lembre-se que nada adianta ter o sistema se ele não estiver operando em conjunto com toda a sua rede de informações.
Gostou desse conteúdo? Acompanhe nosso blog para ter acesso a outros textos ricos e interessantes.