Fluxo de trabalho, também chamado de workflow, é o conjunto de ações dentro de uma rotina de trabalho.
Em outras palavras, trata-se das ações, ferramentas e métodos que são utilizados para determinar uma sequência de atividades que visam uma finalidade em determinado processo.
Teoricamente, todas as empresas possuem fluxos de trabalho, ou seja, um conjunto de técnicas e formas de realizar determinadas atividades.
No entanto, a questão é que nem todos os gestores identificam, conscientemente, a existência desses padrões, de modo que não realizam a otimização dessas ações e nem praticam a integração de fluxos de trabalho de maneira adequada.
Como o fluxo de trabalho funciona
Os fluxos de trabalho podem ser um conjunto simples ou avançado de etapas que formam uma sequência de atividades para determinado fim.
Por exemplo, a produção de uma mercadoria possui um fluxo de trabalho, que vai desde a aquisição da matéria-prima até a finalização do produto.
No entanto, pequenas ações administrativas também contam com seu próprio conjunto sequencial que permite a realização eficiente de uma operação.
Para funcionar corretamente, cada etapa do fluxo de trabalho precisa ter regras, sejam elas definidas ou subentendidas.
Por exemplo, a empresa pode determinar, oficialmente, que um relatório de dados precisa ter certo processo de análise que, em seguida, segue um formato específico de impressão.
Enquanto isso, essas regras podem existir na cultura da empresa, mas não serem deliberadamente divulgadas.
Desde que os colaboradores sigam essas etapas de forma recorrente para realizar a mesma sequência de tarefas, isso já compõem um fluxo de trabalho.
Em teoria, cada etapa de um fluxo pode ser descrita por três parâmetros:
- Entrada: São os materiais e recursos necessários para concluir uma etapa;
- Execução: Representa o conjunto específico de regras que ditam como a entrada é recebida e o que é feito com ela;
- Saída: Por fim, são os materiais e recursos produzidos e que atuam como saída de um lado, podendo ser a entrada das próximas etapas.
Essa sequência pode, ou não, ser conhecida pelos colaboradores.
Como funciona a integração de fluxos de trabalho
Enquanto isso, a integração de fluxos de trabalho representa a sincronização consciente e estratégica das etapas sequenciais de várias atividades relacionadas.
Uma vez que o gestor é capaz de ter uma visão geral de todas as operações que ocorrem dentro de determinado setor ou nicho, por exemplo, ele poderá elaborar uma série de execuções mais complexas, mas que otimizem o trabalho de forma geral.
Com isso, existe a possibilidade de aumentar a produtividade das operações e também dos colaboradores, identificando rotinas repetitivas que podem ser automatizadas e relacionadas de maneira tática.
Assim, a integração de fluxos de trabalho funciona, basicamente, com a sincronização e conexão entre os responsáveis pelas atividades e as suas ações.
Como a integração do fluxo de trabalho pode transformar a sua empresa
Para compreender a integração de fluxos de trabalho de maneira completa, vale a pena conhecer também os benefícios que essa conexão estratégica pode trazer para a sua empresa.
Confira mais detalhes:
Melhora a sua eficiência operacional
A função da integração de fluxos de trabalho é otimizar os recursos da empresa e, com isso, melhorar a eficiência operacional.
Isso acontece porque rotinas repetitivas podem se tornar automatizadas, economizando tempo e redirecionando a produtividade para tarefas mais complexas.
Otimiza a experiência dos seus colaboradores
Além disso, aplicar a integração de fluxos de trabalho também ajuda a otimizar a experiência dos seus colaboradores.
Em vez de realizar tarefas repetitivas e, de certa forma, monótonas, eles poderão dedicar sua produtividade para outras atividades, ou centralizar sua produção de modo mais dedicado.
Acelera seu sucesso financeiro
Por fim, aplicar todas essas estratégias em suas rotinas operativas pode otimizar a produtividade, o que leva, consequentemente, a um aumento nos rendimentos.
Com isso, é possível acelerar o seu sucesso financeiro, além de manter um nível operacional mais elevado, que traz mais resultados.
Como fazer a integração do seu fluxo de trabalho
Finalmente, depois de entender a importância da integração de fluxos de trabalho, chegou o momento de entender como implementá-lo na sua empresa.
Para isso, existem algumas dicas que podem facilitar essa transição e sequenciamento de atividades. Confira:
Identifique os processos do seu fluxo de trabalho
O primeiro passo é identificar corretamente cada processo que compõe os seus fluxos de trabalho.
Isso significa conhecer as etapas de cada atividade, se elas se repetem e quem são os responsáveis por elas.
Assim, será possível integrar cada fluxo de forma adequada.
Implemente um software de processamento de fluxo de trabalho
Em seguida, para ter uma integração de fluxos de trabalho satisfatória, vale a pena contar com um software de processamento.
Dessa forma, seus procedimentos poderão ser automatizados, e as atividades que precisam continuar manuais podem ser otimizadas, para economizar tempo e recursos.
Encontre tarefas que possam ser automatizadas
Além disso, é fundamental identificar as tarefas que podem receber essa mecanização.
Geralmente, atividades rotineiras ou muito simples apresentam condições para serem feitas por sistemas automatizados, sem a necessidade de contar com os esforços de um colaborador, direcionando a produtividade para tarefas mais complexas.
Analise a eficiência dos seus processos
Outra recomendação para ter uma integração de fluxos de trabalho adequada é analisar a eficiência dos seus processos.
Para conectar suas atividades corretamente, também é importante conhecer as atividades que são eficientes e valem a pena integrar seu fluxo, e aquelas que precisam ser revisadas.
Assim, as suas estratégias serão mais proveitosas.
Otimize processos do seu fluxo de trabalho
Por fim, para integrar as atividades da sua empresa, sempre busque otimizar os processos.
Isso significa simplificar as tarefas, por meio de automação ou redesignação de funções, para aumentar a produtividade da equipe como um todo.
A partir dessas estratégias, você poderá construir uma boa integração de fluxos de trabalho dentro da sua empresa e aproveitar todos os benefícios que esse processo oferece.
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