A gestão de tempo é o ato de organizar e gerenciar suas tarefas e outras atividades durante seu dia, semana ou outro período de tempo definido. A ferramenta é vital para a melhoria de produtividade, tanto no âmbito individual quanto no coletivo.
A gestão de tempo individual é muito conhecida e praticada. No entanto, quando falamos da gestão de tempo da sua equipe, o processo é multifacetado. Ao lidar com a rotina acima do nível individual, é importante saber ouvir e entender as necessidades do time, além de conseguir atendê-las. Atualmente, com as novas tecnologias cada vez mais presentes nas empresas e com processos cada vez maiores e mais complexos, essa é uma habilidade necessária para qualquer gestor de equipes.
Por que investir na gestão de tempo da sua equipe?
A gestão de tempo vai além de conseguir entregar os resultados dentro do prazo. Esse processo permite à sua equipe realizar as tarefas com menos sobrecarga de trabalho e estresse. Ela também permite a visualização de quantas horas serão gastas por colaborador na realização de um projeto.
De acordo com um estudo feito pela Gallup com 1049 americanos, 79% admitiu se sentir estressado algumas vezes ou mesmo frequentemente durante o dia. Além disso, 41% disse não sentir que tem tempo suficiente para fazer o que gostaria durante o dia. A possibilidade de conseguir diminuir o estresse e a ansiedade do seu time é algo que deve ser explorado – pessoas mais felizes e menos sobrecarregadas produzem mais.
Pensando na visão geral da organização, a má gestão de tempo da sua equipe também se torna um grande problema. Times mal organizados têm o poder de “podar” o crescimento das suas empresas, com péssimos resultados ou mesmo com a perda da mentalidade de crescimento. Além do mais, líderes com o tempo mal planejado acabam também ficando sobrecarregados. Haver cargos de liderança com esse tipo de problema é inaceitável para a organização, uma vez que se acaba gastando um tempo, que seria destinado para a tomada de decisões e planejamento estratégico, em tarefas desnecessárias.
Dicas para uma boa gestão de tempo
Defina quais são as atividades e estabeleça prioridades
Antes de tudo, é imprescindível que você faça uma análise de quais serão as atividades a serem realizadas. Você pode listá-las e organizá-las da maneira que preferir, mas lembre-se de listar todas.
Além disso, nem todas as tarefas são iguais. Algumas podem ser mais urgentes ou importantes que outras. Por isso, é essencial organizá-las em ordem de prioridade. Em geral, há atividades que devem ser feitas com mais urgência e as que podem ser agendadas. É seu dever analisá-las e separá-las adequadamente.
“Qual atividade deve ser feita com urgência? Qual pode esperar um pouco mais? Há alguma demanda que possa ficar mais crítica com o passar das horas e, por isso, deve ser priorizada?” Essas são perguntas que você, gestor, deve sempre fazer.
Saiba delegar tarefas
Não adianta ter um time, mas não saber trabalhar com ele. Delegar tarefas é uma parte vital da gestão de tempo da sua equipe. Essa prática te permite realizar mais projetos com menor sobrecarga individual.
Todo o staff deve ser capacitado para realizar as demandas básicas. Contudo, cada pessoa tem facilidade em algumas áreas e dificuldades em outras. Há também membros da equipe que podem fazer um trabalho muito caprichoso, mas mais demorado, enquanto outros entregam o básico de forma muito rápida. Seu papel como gestor é conhecer a sua equipe e saber delegar as tarefas de acordo com todos esses fatores.
Faça um planejamento flexível
Agora que você já listou todas as atividades que devem ser desenvolvidas, já organizou tudo em ordem de prioridade e já delegou quem vai cuidar de cada demanda, é hora de compilar tudo isso.
O planejamento serve como um guia para seu time. Ele deve conter todas as tarefas, até mesmo as menores, necessárias para que se alcance o objetivo maior do projeto. Ao colocar até as menores tarefas no seu planejamento, você permite que cada um perceba o seu papel e a sua importância para a realização do todo.
A importância da flexibilidade
Deve-se ter atenção à flexibilidade do seu planejamento. Ele não deve ser rigoroso e inflexível. Seu papel como gestor é saber que imprevistos acontecem e que a equipe precisa ter um espaço de respiro. Isso ajuda a não aumentar o estresse e a ansiedade dos colaboradores desnecessariamente.
Além disso, uma estrutura flexível permite que as pessoas melhorem os processos. Quando um funcionário sabe com antecedência suas tarefas e seus prazos, mas tem um espaço para se organizar da melhor forma, ele consegue manejar seu tempo de formas diferentes e que melhor o atenda. Além de diminuir a carga de estresse dos colaboradores, a flexibilidade contribuiu com a melhoria dos processos da empresa.
Escute seu time
Para que a gestão de tempo da sua equipe seja eficaz, você deve ouvir quem vai participar das demandas, ou seja, seus funcionários. Esteja sempre aberto a sugestões, reclamações, novas ideias e mudanças. Muitas vezes, nossos colaboradores têm ideias ótimas e aplicáveis, mas não temos acesso a elas porque as pessoas se sentem intimidadas a falar. Por isso, ter um espaço de segurança psicológica é essencial em qualquer organização.
Tenha a tecnologia como uma aliada
Com processos organizacionais cada vez mais complexos, o gestor tem que se adequar usando ferramentas completas e eficientes. Planilhas no excel ou listas à mão já não contemplam mais as necessidades das equipes. Para esse papel, surgem ferramentas cada vez mais completas, que se utilizam de algoritmos cada vez mais inteligentes para te ajudar a organizar as tarefas de forma simples e direta.
Com uma boa ferramenta, é possível fazer a gestão de horas trabalhadas, acompanhar os processos dos colaboradores, acompanhar o desenvolvimento dos projetos, gerar relatórios inteligentes de maneira simplificada e estar sempre atento aos indicadores de desempenho dos seus funcionários.
A tecnologia é uma peça importante para o aumento de produtividade e para a boa gestão de tempo da sua equipe. Com o auxílio dela, há uma diminuição no tempo e na energia gastos para organizar e acompanhar os processos. Tal energia poderá ser investida em produtividade e em melhorias dentro do setor.
Uma boa gestão de tempo da sua equipe faz toda a diferença
Pense em como tudo pode melhorar. Seus funcionários sabem o que deve ser feito, quando e como fazer. Você consegue acompanhar o desenvolvimento de todos os processos por uma ferramenta online. Seu trabalho não é mais interrompido por constantes e-mails “urgentes” e tarefas que não podem ser adiadas. Seu time está menos estressado e ansioso, pois sabe que está em um espaço de crescimento. Os resultados começam a aparecer.
Uma boa gestão de tempo da sua equipe é capaz de fazer tudo isso. Combinando as estratégias adequadamente, é possível alcançar alto desempenho com menor nível de estresse.
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