Custo operacional é todo tipo de custo essencial para o funcionamento da empresa, assim como para a sua produção. Esse custo existe mesmo que a empresa em questão não efetue nenhuma venda no mês, ou seja, ele é totalmente atrelado às suas operações.
Cada empresa tem seus custos operacionais próprios. Eles devem ser calculados de tempos em tempos para que seus gestores estejam sempre atualizados em relação aos seus custos. Essa necessidade existe por conta das possíveis mudanças influenciadas pelo mercado ou outros tipos de mudanças que exercem impactos no seu negócio.
Como calcular seu custo operacional
Para calcular seu custo operacional, primeiramente, é preciso mapear todos os gastos da sua empresa. Nesse mapeamento, todos os gastos devem ser considerados. A partir dessa lista, é necessário definir quais custos são operacionais, ou seja, atrelados diretamente ao funcionamento da sua empresa, e quais custos não são operacionais. Alguns exemplos de custos operacionais são os que envolvem equipamentos, materiais, impostos e produtos.
Em seguida, deve-se selecionar os custos operacionais dos últimos 3 meses da sua empresa (ou do tempo que for necessário) e calcular a média. Dessa forma, é possível encontrar a média de custo operacional do negócio.
Além disso, também é importante calcular seu Break Even Point, ou seja, o valor mínimo de faturamento que sua empresa deve ter para cobrir todos os seus custos operacionais.
Também é possível calcular a porcentagem do seu faturamento que vai diretamente para cobrir seus custos operacionais. Dessa forma, o gestor terá uma visão ampliada do negócio.
As melhores práticas para reduzir seu custo operacional
Capacitar seus profissionais
Colaboradores não capacitados podem se tornar um grande custo para o seu negócio. Sem um bom conhecimento, eles demorarão mais tempo para realizar suas atividades básicas ou poderão errar mais vezes durante a realização dos processos. Por isso, investir na capacitação dos seus profissionais, apesar de parecer apenas mais um gasto, é essencial para reduzir seu custo operacional. Com esse investimento, é possível obter mais produtividade e menos riscos, tais como acidentes de trabalho.
Fazer um mapeamento dos seus processos
Um mapeamento de todos os seus processos é fundamental para o melhor funcionamento de qualquer empresa. Ao mapear todos os processos que ocorrem na sua operação, é possível identificar gargalos e pontos que podem ser melhorados.
A partir do mapa de processos, podemos mudar alguns fluxos para que sejam mais eficientes e menos custosos. Com o mapeamento também podemos ter uma visão mais clara do negócio, detectando passos desnecessários e o valor agregado de cada processo.
Analisar seu fluxo de caixa
A análise do fluxo de caixa parte do mesmo princípio que fazer o mapeamento de processos. Ao analisar todas as entradas e saídas do seu caixa, podemos entender quais as principais fontes de saída, como os materiais necessários para a produção, por exemplo.
A partir dessa análise, é possível criar um plano de ação para a redução de custo das principais saídas de caixa. Por exemplo, é possível renegociar os preços dos principais insumos utilizados pela sua empresa.
Entender seus colaboradores
Conhecer seu time é importante para qualquer processo. No entanto, quando falamos em redução de custo operacional, o conhecimento do time é ainda mais importante. O gestor deve se empenhar em conhecer cada um dos seus colaboradores, sabendo quais são seus pontos fortes e quais são seus pontos fracos. A partir desse conhecimento, ele tem a possibilidade de manejar seu time da melhor forma possível, tornando sua operação ainda mais eficiente e reduzindo seu custo operacional.
Negociar ou procurar melhores fornecedores
Falhas na entrega de insumos ou equipamentos podem prejudicar muito o custo operacional da sua empresa. Por isso, ter bons fornecedores, que entregam tudo no prazo e em conformidade com os padrões mínimos estipulados é extremamente importante para reduzir seu custo operacional. Caso seus fornecedores atuais não cumpram com suas atribuições, é preferível procurar pelo serviço de outros fornecedores que consigam te atender.
Além disso, deve-se procurar por fornecedores que ofereçam os melhores preços ou formas de pagamento, sem contar na importância de sempre negociar ajustes de preço ou maiores descontos, evitando grandes impactos no seu fluxo de caixa.
Utilizar a metodologia Lean
A metodologia Lean, ou Lean Manufacturing, tem como base o sistema Toyota de produção. Sua ideia principal é a da eficiência nos processos, ou seja, utilizar a menor quantidade possível de recursos para atingir o máximo possível de valor.
Esse objetivo é alcançado com a eliminação dos desperdícios mais importantes da sua operação, mas, para isso, é preciso a colaboração de todo o time. Por isso, investir na criação de uma cultura que acompanhe esse objetivo é fundamental.
Usar as tecnologias a seu favor
Na Era da Indústria 4.0, ignorar as tecnologias que temos à disposição é algo impensável. As diversas tecnologias e ferramentas disponíveis podem ser utilizadas de forma inteligente para automatizar processos, gerir seus ativos e facilitar sua operação.
Essas tecnologias podem ser empregadas em vários setores da sua empresa, facilitando os processos e ajudando a reduzir seu custo operacional.
Fazer um controle de estoque
Um estoque com itens parados é uma forma de perda de recursos. Os itens parados são recursos parados, o que influencia diretamente no seu fluxo de caixa. Além disso, itens parados podem ser também perdidos, seja por extravio ou vencimento. Por isso, um bom controle de estoque é importante em qualquer negócio.
As tecnologias e ferramentas disponíveis hoje são capazes de proporcionar um controle em tempo real de todos os itens do seu estoque, permitindo a melhor gestão e controle, aumentando sua eficiência e reduzindo suas perdas e seu custo operacional.
Planejar sua melhoria contínua
Realizar todas essas práticas pode ser trabalhoso, mas traz resultados concretos. No entanto, não basta apenas começar a aplicar. Esse é um processo de melhoria contínua, ou seja, deve ser sempre acompanhado e melhorado.
Uma forma de gerenciar essa melhoria contínua é aplicando o Ciclo PDCA, que tem como objetivo controlar a execução e medir o sucesso do seu plano de ação.
Para saber mais sobre o Ciclo PDCA, leia o texto: Ciclo PDCA: Como fazer o controle de processos?
Custo operacional e gestão de ativos
A gestão de ativos é de muita valia para as empresas. Além de proporcionar mais segurança e qualidade na sua produção, o uso das ferramentas e tecnologias que envolvem a gestão de ativos pode reduzir notavelmente seu custo operacional.
Os custos com a manutenção do seu equipamento são considerados operacionais e podem ser muito mais elevados do que o necessário. Paradas de produção para a manutenção corretiva, além de atrapalhar toda a organização do seu fluxo de produção, também aumentam seus gastos de forma importante.
Pode parecer apenas mais um gasto, mas investir na gestão eficiente dos seus ativos permite à sua empresa reduzir notadamente esse custo operacional. Isso acontece porque, com a gestão de ativos, os dados mais importantes dos seus equipamentos são coletados e processados em tempo real. A partir dessas informações, é possível saber sua localização exata a todo momento e seu estado geral. Com todos esses parâmetros, fica muito mais fácil ter controle do seu maquinário e conseguir implementar manutenções preditivas e proativas, não ficando preso apenas às manutenções preventivas e corretivas.
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